Gérer sa copropriété sans gérance : guide pratique pour le président bénévole

22 mars 2026 · Lecture 12 min

Vous avez accepté d'être président de votre copropriété par étages (PPE). Peut-être par défaut, parce que personne d'autre ne voulait le faire. Peut-être parce que la gérance coûtait CHF 8'000 par an pour un immeuble de 8 lots et que l'assemblée a dit stop. Maintenant, il faut gérer. Ce guide vous explique comment, concrètement, sans jargon et sans vous noyer.

1. Par où commencer — ce que la loi attend de vous

La copropriété par étages (PPE) est réglée par les articles 712a à 712t du Code civil suisse. En tant qu'administrateur désigné par l'assemblée, vous êtes responsable de la gestion courante de l'immeuble.

Concrètement, la loi vous demande de (art. 712s et 712t CC, notamment) :

• Exécuter les actes de gestion courante (payer les factures communes, suivre les contrats, entretenir le bâtiment)
• Prendre les mesures urgentes nécessaires pour protéger l'immeuble (fuite d'eau, dégât, panne de chauffage)
• Convoquer et organiser l'assemblée générale au moins une fois par an (art. 712n CC)
• Tenir les comptes et présenter un décompte annuel aux copropriétaires
• Répartir les charges communes selon les quote-parts (millièmes)
• Faire respecter le règlement d'utilisation et d'administration

C'est beaucoup. Mais la bonne nouvelle, c'est que la plupart de ces tâches sont prévisibles et répétitives.

Les documents que vous devez avoir

Avant toute chose, rassemblez ces documents. Si la gérance précédente ne vous les a pas transmis, demandez-les par écrit (notre guide pour quitter sa gérance détaille cette étape) :

• L'acte constitutif de la copropriété — il fixe les quote-parts (millièmes) de chaque lot
• Le règlement d'administration et d'utilisation — les règles internes de l'immeuble
• Les procès-verbaux des dernières AG — pour savoir ce qui a été décidé
• Les comptes et le décompte du dernier exercice
• La liste des contrats en cours — conciergerie, chauffage, ascenseur, assurance bâtiment
• Les coordonnées bancaires du compte de la copropriété
• La police d'assurance bâtiment

2. Les charges — le nerf de la guerre

Les charges communes financent tout ce qui concerne l'immeuble : chauffage, eau, électricité des communs, conciergerie, assurance, entretien, fonds de rénovation.

Comment ça se calcule

Chaque lot a une quote-part exprimée en millièmes. Le total de tous les lots fait toujours 1'000. Si votre appartement représente 120 millièmes, vous payez 12% des charges communes. Ce chiffre est inscrit dans l'acte constitutif — il ne change pas.

En début d'exercice, vous établissez un budget prévisionnel. Exemple simplifié :

Un copropriétaire à 120 millièmes paie CHF 2'400 par an d'acomptes, soit CHF 600 par trimestre.

Le décompte annuel

En fin d'exercice, vous comparez les dépenses réelles aux acomptes versés. Si le chauffage a coûté plus, chacun paie un supplément proportionnel. Si c'est moins, on rembourse. C'est la régularisation. Le décompte annuel est le document le plus important de votre gestion — il doit être clair, détaillé par poste, et présenté à l'assemblée générale pour approbation.

Les QR-factures

En Suisse, les bulletins de versement traditionnels ont été remplacés par les QR-factures (norme ISO 20022). Si vous envoyez des appels de charges, vous devez idéalement générer des QR-factures avec le bon IBAN, le bon montant et la bonne référence.

3. Les paiements — qui a payé, qui n'a pas payé

C'est souvent la partie la plus pénible. Vous envoyez les appels de charges, et ensuite il faut vérifier, un par un, que chaque copropriétaire a payé.

Le suivi

Tenez un tableau de suivi des paiements. Pour chaque appel de charges, notez le montant attendu, la date d'échéance, la date de paiement effective. Votre relevé bancaire est la source de vérité.

Les relances

Quand un copropriétaire ne paie pas, la bonne pratique c'est trois niveaux :

1. Rappel amical — 10 jours après l'échéance
2. Rappel ferme — 30 jours après l'échéance, avec mention du montant dû
3. Mise en demeure — 60 jours, lettre recommandée. C'est elle qui fait courir les intérêts moratoires.

Les intérêts moratoires

L'article 104 du Code des obligations (CO) fixe le taux d'intérêt moratoire à 5% par an. Dès que le copropriétaire est en demeure, vous pouvez les facturer. En dernier recours, la communauté peut requérir l'inscription d'une hypothèque légale sur le lot du débiteur pour les contributions des trois dernières années (art. 712i CC).

4. L'assemblée générale — le rendez-vous annuel obligatoire

L'assemblée générale (AG) est l'organe suprême de la copropriété. Vous devez en organiser au moins une par an.

La convocation

Envoyez la convocation dans le délai prévu par votre règlement — en général 20 jours avant (le Code civil ne fixe pas de délai, c'est le RAU qui le prévoit). Elle doit contenir la date, l'heure, le lieu, l'ordre du jour détaillé et les documents nécessaires (comptes, budget, devis).

Le quorum

Il faut la moitié des copropriétaires représentant au moins la moitié des millièmes (minimum deux personnes). Si le quorum n'est pas atteint, une deuxième assemblée peut être convoquée 10 jours plus tard avec un quorum réduit à un tiers.

Les majorités

Le procès-verbal

Rédigez un PV et envoyez-le dans les 30 jours. Il mentionne les décisions prises, les résultats des votes et les éventuelles oppositions. C'est un document juridiquement important.

5. Les assurances et les sinistres

Votre immeuble doit être couvert par une assurance bâtiment. Dans la plupart des cantons, l'assurance incendie est obligatoire (ECA dans le canton de Vaud).

Que faire en cas de sinistre

1. Sécurisez les lieux et prenez des mesures d'urgence
2. Documentez les dégâts : photos, description, date
3. Déclarez le sinistre à l'assurance dans les délais prévus
4. Demandez des devis à au moins deux artisans
5. Suivez le dossier : expertise, validation, clôture

Le fonds de rénovation

Le fonds de rénovation finance les gros travaux futurs. L'Association suisse des propriétaires recommande d'y verser chaque année 0,3% de la valeur d'assurance du bâtiment. C'est un compte séparé, au nom de la copropriété.

6. Les contrats et les échéances

Un immeuble a plusieurs contrats en cours : chauffagiste, ascensoriste, conciergerie, assurance. Chacun a une date de renouvellement et un délai de résiliation.

Les contrôles obligatoires

• Installations électriques (OIBT) — contrôle tous les 20 ans
• Ascenseur — contrôle annuel
• Protection incendie — selon prescriptions cantonales
• Citerne à mazout — contrôle périodique obligatoire

Notez chaque échéance dans un calendrier. Un contrôle oublié n'annule pas votre responsabilité en cas de problème.

7. Les mutations — quand un propriétaire vend son lot

Le décompte pro rata

Les charges payées d'avance par le vendeur doivent être réparties entre l'ancien et le nouveau propriétaire, au prorata de la date de transfert.

Accueil du nouveau copropriétaire

Préparez un dossier d'accueil : règlement, contacts, horaires buanderie, tri des déchets, mot de bienvenue. Ça prend 30 minutes et ça évite des semaines de questions.

8. La fiscalité — les attestations que tout le monde attend en janvier

Ce que vous devez attester

• Les charges effectives payées par chaque copropriétaire
• Le solde du fonds de rénovation imputable à chaque copropriétaire (déclaré en fortune)
• Les travaux d'entretien sur les parties communes (déductibles si maintien de la valeur)

Ce qui est déductible

Les frais d'entretien qui maintiennent la valeur du bien sont déductibles. Les investissements qui augmentent la valeur ne le sont pas — sauf les investissements en efficacité énergétique (isolation, pompe à chaleur, panneaux solaires), qui sont déductibles même s'ils augmentent la valeur du bien (les subventions reçues doivent toutefois être déduites).

Les contributions au fonds de rénovation : la déductibilité au moment du versement varie selon les cantons. Dans le canton de Vaud, elles ne sont pas déductibles au versement — elles le deviennent quand l'argent est effectivement dépensé pour des travaux d'entretien. Le solde du fonds doit dans tous les cas être déclaré en fortune.

Préparez cette attestation avant fin janvier.

9. Les outils — ne pas y passer vos weekends

Le minimum vital

• Un tableur — pour le budget, le suivi des paiements, le décompte annuel
• Un compte bancaire dédié — au nom de la copropriété
• Un email dédié — pour séparer les flux
• Un classeur — physique ou numérique, par année et par catégorie

Ce qui prend le plus de temps

Ce n'est pas la comptabilité. C'est le suivi : vérifier les paiements, envoyer les relances, préparer les convocations, rédiger le PV, générer les attestations fiscales. Des tâches répétitives qui s'accumulent — surtout si vous les faites le soir après le travail.

Les outils spécialisés

Il existe des logiciels conçus pour la gestion de copropriété. Certains viennent de France et ne sont pas adaptés au droit suisse. D'autres sont suisses mais destinés aux professionnels — trop complexes et trop chers pour un président bénévole. Ce qui manque sur le marché, c'est un outil simple, pensé pour le président bénévole suisse.