Les charges de copropriété, c'est de l'arithmétique. Pas de l'intuition, pas de l'approximation : des millièmes, un budget, une division. Ce guide détaille tout le processus, du budget prévisionnel jusqu'aux relances en cas d'impayé.
Le budget prévisionnel
Les charges découlent d'un budget prévisionnel, voté chaque année en assemblée générale. Si vous gérez votre copropriété sans gérance, c'est vous qui le préparez. Reprenez les dépenses réelles de l'année écoulée, ajustez pour l'inflation et les changements prévisibles.
Exemple pour un immeuble de 6 lots
| Poste | Budget annuel |
|---|---|
| Chauffage et eau chaude | CHF 7'200 |
| Eau froide | CHF 1'800 |
| Électricité communs | CHF 960 |
| Conciergerie | CHF 4'200 |
| Assurance bâtiment | CHF 2'880 |
| Entretien courant | CHF 2'400 |
| Fonds de rénovation | CHF 4'800 |
| Total | CHF 24'240 |
Le calcul par millièmes
Chaque lot a une quote-part en millièmes (total = 1'000), inscrite dans l'acte constitutif de la PPE.
Charge annuelle du lot = budget total × millièmes du lot ÷ 1'000
C'est une multiplication et une division. Déterministe : mêmes données, même résultat. Toujours. Ce n'est pas de l'IA qui estime — c'est un algorithme qui calcule.
Exemple chiffré
| Lot | Description | Millièmes | Charge/an | Acompte/trimestre |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 4.5 pièces, 1er | 210 | CHF 5'090 | CHF 1'273 |
| 2 | 4.5 pièces, 2e | 215 | CHF 5'212 | CHF 1'303 |
| 3 | 3.5 pièces, 3e | 180 | CHF 4'363 | CHF 1'091 |
| 4 | 2.5 pièces, rez | 135 | CHF 3'272 | CHF 818 |
| 5 | Studio, combles | 95 | CHF 2'303 | CHF 576 |
| 6 | Local commercial | 165 | CHF 4'000 | CHF 1'000 |
| Total | 1'000 | CHF 24'240 | CHF 6'061 |
Chaque centime est traçable. Si un copropriétaire conteste, montrez le budget voté en AG et les millièmes de son lot. Pour connaître le coût d'une gérance qui ferait ce travail à votre place, consultez notre article sur le coût réel d'une gérance.
Les QR-factures — le standard suisse
Depuis le 30 septembre 2022, toutes les factures en Suisse passent par la QR-facture (norme ISO 20022). Chaque appel de charges doit contenir un QR code lisible par les applications bancaires.
Contenu d'une QR-facture
- L'IBAN (ou QR-IBAN) du compte de la copropriété
- Le montant de l'acompte
- La référence structurée — identifie le lot et la période
- Les coordonnées du créancier et du débiteur
La référence structurée est ce qui permet le rapprochement entre un paiement reçu et un appel envoyé. Sans elle, vous passez votre temps à deviner qui a payé quoi.
Comment les générer
- Manuellement via l'e-banking — gratuit mais fastidieux (24 factures/an pour 6 lots)
- Avec un tableur — fonctionnel mais fragile
- Avec un logiciel de gestion — le logiciel calcule, génère et envoie. Le plus fiable.
L'envoi — rythme et méthode
La fréquence est décidée en AG. Trimestriel (4 appels/an) est le standard pour les petites copropriétés. Mensuel (12 appels/an) lisse les montants mais multiplie le travail.
Chaque appel contient : le montant, la période, la QR-facture, la date d'échéance, et le détail du calcul (au moins lors du premier appel).
Le décompte annuel — la régularisation
Les acomptes sont basés sur le budget prévisionnel. Les dépenses réelles diffèrent. En fin d'exercice, le décompte annuel compare les deux.
Comment le calculer
Pour chaque poste : dépense réelle − montant budgété = écart. L'écart est réparti par lot au prorata des millièmes.
Exemple : chauffage budgété CHF 7'200, réel CHF 8'400. Différence : CHF 1'200. Lot 1 (210 millièmes) : supplément de CHF 1'200 × 210 ÷ 1'000 = CHF 252.
Le décompte est présenté à l'AG pour approbation. Encore une fois, tout est arithmétique. Mêmes millièmes, mêmes factures, même résultat.
Les impayés — relances et intérêts moratoires
La procédure de relance
- Rappel amical — 10 jours après l'échéance
- Rappel ferme — 30 jours, courrier formel
- Mise en demeure — 60 jours, lettre recommandée. Fait courir les intérêts moratoires.
Intérêts moratoires (art. 104 CO)
L'article 104 CO fixe le taux à 5% par an. Exemple : CHF 1'273 d'acompte, 90 jours de retard → intérêts = CHF 1'273 × 5% × 90/365 = CHF 15.69. Modeste, mais le signal est clair.
Dernier recours : l'hypothèque légale
La communauté peut requérir l'inscription d'une hypothèque légale sur le lot du débiteur pour garantir les contributions des trois dernières années (art. 712i CC). C'est une démarche auprès du registre foncier — une mesure extrême, mais elle existe.
Le cycle annuel des charges :
- Préparer le budget prévisionnel
- Calculer les acomptes par lot (budget × millièmes ÷ 1'000)
- Générer les QR-factures et envoyer les appels
- Suivre les paiements, relancer si nécessaire
- Établir le décompte annuel (réel vs prévisionnel)
- Présenter le décompte à l'AG
Chaque étape repose sur des données et des calculs. Pas sur de l'intuition.
SyndIA calcule vos charges par millièmes et génère les QR-factures. Les calculs sont déterministes — mêmes données, mêmes résultats. Vous validez, l'outil exécute.